Éxito de convocatoria en la primera sesión formativa de Forum Business Travel
Alrededor de medio centenar de gestores de viajes de empresa asistieron al primer seminario de Forum Business Travel, celebrado ayer en Madrid, un éxito de convocatoria que afianza el proyecto formativo. La próxima sesión tendrá lugar el próximo martes en Barcelona.
Los travel managers, reunidos en la sede del Principado de Asturias en Madrid, pudieron asistir a la ponencia de Diego Callejón, director de Compras del Grupo WPP, titulada “Cómo crear una Política de Viajes para afrontar la crisis”. En su presentación, el miembro del Panel de Expertos de Forum Business Travel aportó las claves para generar ahorros en la cuenta de viajes corporativos con un repaso genérico sobre todas las variables que hay que tener en cuenta al diseñar la política.
Callejón estructuró la conferencia en cuatro grandes apartados: ¿Quién viaja? ¿Por qué viaja? ¿Cómo viaja? y ¿A quién compramos? El ponente recomendó partir de la realidad y necesidades de cada empresa, dada la variedad de perfiles, tamaño y objetivos que se pueden encontrar. De hecho, como afirmó, “existen tantas políticas de viajes como empresas”.
La sesión fue recorriendo todos los elementos que debe tener en cuenta el travel manager al presentar su proyecto ante la dirección de su compañía, desde el sistema de autorizaciones, hasta la comunicación interna, pasando por los sistemas de control y seguimientos, los medios de pago, la estrategia con los proveedores, el cumplimiento de objetivos o la contabilización de los gastos extra, entre otros.
Tras la ponencia, los gestores de viajes presentes formaron varios grupos para debatir sobre casos prácticos propuestos sobre alojamiento, transporte aéreo y medios de pago. Además de conocerse entre sí e intercambiar experiencias profesionales, obtuvieron, entre otras, las siguientes conclusiones:
- Para obtener un mejor servicio es mejor firmar acuerdos con proveedores preferentes en lugar de buscar exclusivamente el precio.
- La política de viajes es más fácil de aplicar y hacer cumplir con una adecuada segmentación de la plantilla por perfiles de viajero.
- El pago con tarjeta es un buen método para controlar y gestionar todos los gastos que generan los desplazamientos, a pesar de que las empresas no explotan todas las posibilidades de este medio de pago, como los informes o los seguros.
- La utilización de compañías low cost tiene sus ventajas y sus inconvenientes pero, en cualquier caso, no pueden ser descartadas para los viajes de negocios.
- La flexibilidad de las tarifas puede incidir más en la obtención de ahorros que la rebaja de precios.
En el transcurso de la sesión, representantes de los patrocinadores de Forum Business Travel también aportaron ideas para mejorar las políticas de viajes de las empresas.
Hugo Rovira, vicepresidente de Ventas Corporativas de Sol Meliá, subrayó “que el valor de las cadenas hoteleras es ofrecer un servicio impecable para ahorrar problemas a las empresas y reducir al máximo las incidencias”. “Os podemos ayudar con nuevos productos, con servicios paquetizados para ahorrar con los extras, con interlocutores únicos para mejorar la comunicación y las negociaciones”.
Para Javier Ruz, jefe de Ventas Corporativas de Air Europa, “las compañías aéreas están más interesadas en vender bien que en vender mucho, y eso va más allá de la guerra de precios. Tiene que ver con eliminar restricciones y añadir servicios extra con pequeños suplementos”. El mensaje a los travel managers es claro: “Podemos negociar de otra manera”, añadió.
Según apuntó Charles de Bonnecorse, responsable de Cuentas Estratégicas de American Express Barceló Viajes, “una de las mejores formas de ahorrar es contar con buenos informes y concienciar a los empleados que se desplazan de la responsabilidad que tienen a la hora de gastar. La clave está en viajar de una forma eficiente diferenciando aquellos viajes esenciales de los no esenciales”.
También hubo tiempo para hablar de las herramientas de autorreserva, que están consiguiendo importantes reducciones en la cuenta de viajes. El uso de estas aplicaciones ha crecido significativamente, aunque, como subrayó Íñigo García-Aranda, director de Marketing de Amadeus, “para que sean realmente efectivas, las plantillas tienen que implicarse activamente, incluso bajo imposición”.
También se manifestó a favor de un cumplimiento estricto de la política de viajes Rafael Bilbao, director de Marketing de Halcón Empresas. “Lo mejor es controlar los no cumplimientos midiéndolos con porcentajes, para saber en qué aspectos hay que exigir”, señaló.
Por su parte, Marcos Franco, director de Marketing del Grupo Transhotel, la labor del travel Manager en la actualidad es más importante que nunca. “Contar con los proveedores más adecuados, utilizar las herramientas y aplicaciones más eficientes, así como una rigurosa definición de la política de viajes, serán aspectos clave para que las empresas generen importantes ahorros”, explicó.
En el apartado de innovación, Daniel García Langa, responsable del Canal Móvil de Sol Meliá, explicó a los asistentes las últimas tendencias para la reserva y gestión de viajes a través de los smart phones.
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La ponencia de Diego Callejón se puede descargar en la Zona Privada de la web / Centro de Conocimiento (sólo para socios)