El 66,3% de los travel managers españoles analiza datos de viajes

El 66,3% de los travel managers españoles dispone de sistemas para obtener estadísticas de viajes, pero más de la mitad de ellos no incluye la función de crear un cuadro de mandos. La fuente de información es esencialmente la agencia de viajes, que suministra el 80% de los datos, según las conclusiones del “Observatorio sobre Tecnología e Innovación aplicadas a los Viajes de Empresa.

 

Por el ámbito de decisión, las empresas de alcance global son las que más implantadas tienen las soluciones de reporting, que alcanzan al 73% de los casos analizados. La proporción baja en las cuentas locales, con un 58,3%.

Solo las empresas con partidas de viajes por encima de los 10 millones de euros tienen implantadas soluciones que incluyen mayoritariamente la presentación de los resultados en forma de cuadro de mandos, lo que ocurre en el 71,4% de los casos. En el resto, las proporciones están por debajo del 50%. En la media general, esa función no es posible en el 50,9% de las empresas analizadas.

Entre las herramientas de estadísticas y reportes más utilizadas, los travel managers suelen referirse a las que les proporcionan sus agencias de viajes, que actúan como intermediarias de este servicio. En la mayoría de los casos, desconocen la solución tecnológica que están utilizando para los informes, ya que la información suele proporcionarse por medio de hojas de cálculo.

En cuanto a las fuentes de información, las empresas son claramente dependientes de sus agencias de viajes, que les suministran estadísticas en el 80% de los casos. La segunda fuente más citada son los sistemas internos (26,2%), seguida de cerca por los datos extraídos de los medios de pago (23,1%). Otras soluciones tecnológicas solo proporcionan información en el 6,2% de las empresas participantes.

El grado de satisfacción con el sistema de estadísticas utilizado se puede considerar alto. El 71,4% de los encuestados otorga una calificación de 3 o 4 en una escala en el que el 5 representa la máxima puntuación.

PINCHA AQUÍ PARA DESCARGAR EL ESTUDIO COMPLETO

LA INTERPRETACIÓN DEL EXPERTO

La información es poder y un bien necesario para la toma de decisiones. Una vez más, las pequeñas y medianas empresas se posicionan considerablemente por debajo de las grandes en cuanto a la obtención y análisis de información estadística relativa a los gastos de viaje. Y sinceramente, en este caso, no creo que podamos achacar este hecho al elevado coste, a la incapacidad de inversión o la falta de potencial, es más bien una cuestión estrictamente de conocimiento, de capacidad o incluso de liderazgo de los responsables pertinentes en dichas compañías (Dirección general, Comercial o Financiero).

¿Cuáles son los motivos de tal afirmación? Si partimos de la base de que dicha información estadística es muy sencilla de obtener y que además nos la puede (y debería) proveer nuestra agencia de viajes corporativa, no supone un elevado coste en complejas integraciones de sistemas de control e informes... ¡Basta un simple Excel con el cual poder trabajar posteriormente!

¿Qué beneficios nos puede reportar este tipo de información? Es de todos conocido que uno de los capítulos de gasto que más impacta sobre la cuenta de resultados de una empresa son los relativos a los viajes de negocios. Por tanto, una política eficaz de reducción de costes debería contemplar un pormenorizado análisis de las partidas de gasto, no para reducirlo (ya conocéis mi opinión al respecto), sino para gestionar de forma más eficaz la planificación de los mismos y los hábitos de consumo de nuestros viajeros frecuentes.

Es muy normal que el día a día de una organización nos impida ver o percibir determinados aspectos de ineficiencia a la hora de definir las políticas de viaje y contratar con proveedores. Si realizamos un análisis anual al final de cada ejercicio, estoy seguro de que podremos observar e identificar multitud de áreas de mejora que reduzcan los costes a través de una mejor política de viajes, más eficaz y ajustada al entorno actual de la compañía, acompasada con las estrategias globales definidas y con las necesidades del viajero.

   BORJA RODRÍGUEZ NISO, socio fundador de VELENTIS