¿Qué importancia juega la comunicación interdepartamental en el Programa de Viajes?
RAQUEL VAQUERO, Business travel manager de GESTAMP
La responsabilidad de la gestión de los viajes de empresa, está siendo compartida en la mayoría de las empresas, de manera directa o indirecta, por varios departamentos clave, aunque cierto es que la función del travel manager, independientemente del enclave departamental del mismo, resulta vital. La comunicación jugará un papel muy importante en su labor y función dentro de la compañía.
El travel manager no sólo debe estar capacitado de un alto nivel de conocimiento del sector Business Travel y de la relación inter-departamental de su empresa, sino que además tiene que ser capaz de poder convencer y sensibilizar sobre todo aquello que considere relevante. Deberá crear valor, demostrando una contribución activa y continua, presentando una estrategia alineada a los objetivos generales de la compañía y convenciendo en el ámbito interno sobre la importancia de la participación proactiva de todos los departamentos que considere necesario.
Teniendo en cuenta que el gasto en viajes supone un impacto fuerte en la cuenta de resultados de la mayor parte de las empresas, y debido a que hoy en día los viajes suponen una disciplina interdepartamental, es necesario crear un equipo de trabajo que aúne a los principales departamentos involucrados en el proceso. Generalmente son los de RRHH, Compras, Finanzas-Administración, Controlling, IT y Servicios Generales, sin olvidar el apoyo de Dirección. Partiendo de los objetivos generales de la compañía, traducidos en general en la consecución y cuantificación de ahorro de costes, cada uno de estos departamentos clave focalizará su esfuerzo en la consecución de sus objetivos prioritarios dentro del Programa de Viajes.
La Política de Viajes, considerada como la principal palanca de contención de gasto, pues actúa antes de que éste incurra, es uno de los objetivos prioritarios para los Departamentos de RRHH y Compras. Otro de los objetivos del departamento de RRHH será el promover la comunicación entre la empresa y el empleado, velando por los intereses de éste último y la seguridad en el viaje, establecer todos los procedimientos y normas de la compañía, además de conocer el grado de satisfacción del empleado a través de encuestas o portales de viaje que establezcan una comunicación bilateral y en continuo movimiento. La calidad del viaje puede suponer para este departamento el resultado de aumento de motivación del empleado.
A nivel tecnológico, el Departamento de IT juega un papel indispensable. El asesoramiento y seguimiento en implantaciones de soluciones tecnológicas como las herramientas de autorreserva, los portales de viaje, las actualizaciones de posibles contenidos en la Intranet o los flujos de autorización en peticiones de viajes, entre otros, resulta imprescindible antes de tomar cualquier decisión.
El interés principal de los Departamentos de Compras y Finanzas está orientado a la maximización de ahorros y control del gasto. Para Compras, los sistemas de gestión de la información resultan indispensables y prioritarios para poder llevar a cabo su función, entre otras, de análisis y negociación con proveedores y concentración de volumen. Finanzas además, tratará de asegurar un óptimo proceso de conciliación en el medio de pago establecido en la compañía, así como la automatización de procesos, tales como liquidaciones de gasto indirecto generado en el viaje.
Resulta aconsejable que los distintos intereses generales y multi-departamentales de nuestro programa de viajes encuentren el paraguas de apoyo de alguien perteneciente al Comité de Dirección. Se buscan resultados tangibles a corto-medio plazo y sostenibles a largo plazo, demostrables en todo momento. Una vez alcanzados, el efecto de la comunicación interna desde esa cúspide de la pirámide jerárquica de nuestra empresa, será una tarea fácil, y supondrá un argumento sólido para considerar nuestro Programa de Viajes como algo que forma parte de las prioridades de nuestra empresa.