¿Cuál son las claves para organizar un evento híbrido con contenido y participación on/off line?

ROSA GARRIGA, Colaboradora del Event ROI Institute y de MPI

 

Una de las cosas más importantes es formar dos equipos, uno para la parte presencial y otro para la parte virtual. Un evento de estas características exige una capacidad de respuesta muy rápida. Desde luego, no son aptos para cardiacos.

El maestro de ceremonias virtual ejerce un papel clave en todo este proceso. Es el que facilita la interactuación real entre los participantes. Hay herramientas muy efectivas para ello, desde el mismo Twitter hasta GotoMeeting, por ejemplo. Si trasladan preguntas a los ponentes que están en el auditorio y no obtienen una respuesta rápida es más fácil que se cansen y que se desconecten.

Cuando se producen pausas en el evento presencial, hay que tener preparado contenido para la difusión online. Y no estoy hablando de colocar una cámara fija apuntando al auditorio y ya está, sino de realizar pequeñas entrevistas a los asistentes o los ponentes y lanzar resúmenes en vídeo de la jornada.

Además de los participantes, algunos de los ponentes pueden intervenir de forma remota desde cualquier parte del mundo. Esto puede enriquecer mucho las sesiones con un coste bastante bajo, ya que no hay que asumir gastos de transporte y alojamiento. En cualquier caso, este tipo de intervenciones deben ser cortas para que funcionen bien.

En cualquier evento, pero especialmente en los híbridos, la preparación previa es esencial, y a través del canal online la duración se puede estirar a voluntad. Con las redes sociales y las aplicaciones específicas, cada vez se opta más por la programación de temas propuestos por los futuros participantes. En cualquier caso, siempre es aconsejable un equilibrio entre el contenido que aportan los expertos y el propuesto por los participantes.