Seis perguntas sobre as sinergias entre as viagens de negócios e as reuniões
1.- ?Pode haver sinergias entre viagens corporativas e acordos de reuniões? A que nível?
A tendência atual que observamos é que os gestores de viagens estão cada vez mais envolvidos na gestão de eventos devido às sinergias que são geradas. Em todo o caso, é muito diferente consoante o tipo de evento. Os mesmos fornecedores nem sempre são os mais eficientes para cada objetivo. Na nossa experiência na American Express Meetings & Events, pode haver 20-30% de concorrência de fornecedores no local e mais de 40% no alojamento, enquanto no rent-a-car é irrelevante.
Por outro lado, o meio de pagamento é de enorme valor nas viagens de negócios, mas muito menos nos eventos. O sistema e a metodologia de faturação não são os mesmos. No MICE, há mais flexibilidade e, pelo menos em Espanha, o pagamento em dinheiro é a norma. Conscientes disso, os meios de pagamento estão à procura de soluções.
2.- ?Os modelos utilizados nas viagens de negócios são replicáveis para as agências que gerem reuniões?
A viagem de negócios é mais transacional. A fee over invoice fee vai continuar a existir, embora se perceba uma evolução para a management fee. Nos eventos, isto é muito mais complicado devido à grande diversidade de serviços, não só os voos ou as noites de hotel, mas também o catering, o conceito criativo, a cenografia, a decoração e o resto dos serviços que são gerados.
A empresa tem de se perguntar o que significa qualidade para ela e definir os critérios e objectivos. Qualquer acordo deve estar associado a um SLA. Mais uma vez, neste domínio, as viagens de negócios estão mais evoluídas, tanto nos processos de candidatura como nos relatórios, entre outros. Por outro lado, o capítulo do pessoal é mais crítico nos eventos. As necessidades de todos os utilizadores devem ser conhecidas. Por isso, os inquéritos de satisfação são importantes, tanto para os gestores de viagens como para o utilizador final. 4.Quais são as fontes de informação? O planejador de reuniões deve definir bem quais são os KPIS que precisa de controlar e, a partir daí, moldar o sistema de relatórios. A tecnologia está a avançar bastante na informação para o sector MICE, uma evolução que é algo inédita, pois até agora não havia muita procura. A exploração e desenvolvimento de Big Data através de plataformas tecnológicas ou a utilização de apps como parte da experiência do participante num evento são essenciais para avaliar o impacto de um evento.
5.- Em que nível se encontra o sector no campo tecnológico?
A maioria dos processos na organização de reuniões e eventos corporativos são realizados manualmente, mas isto também está a mudar. Embora de forma incipiente, os sistemas de transparência estão a começar a aterrar, especialmente no sector farmacêutico, que é pioneiro e está a explorar as possibilidades do Big Data. Onde há maior desenvolvimento é nas aplicações de acompanhamento e participação em eventos.
6.- Como podemos medir o retorno do investimento (ROI) em reuniões e eventos?
Este é um dos principais desafios que o sector enfrenta. Em cada briefing, os objectivos do evento devem ser discutidos para estabelecer, se for caso disso, os KPIs e poder monitorizá-los. Ainda há um longo caminho a percorrer neste domínio. O que deve ser tido em conta é que o retorno do investimento é mais aberto no MICE do que nas viagens de negócios. Não se mede apenas em termos de poupança ou de tradução em vendas, mas também em termos de projeção da marca, satisfação do cliente, etc.
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