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El Covid obliga a virar el rumbo de los viajes de empresa

El Covid obliga a virar el rumbo de los viajes de empresa

No hay ningún gesto mejor que un buen apretón de manos para cerrar un negocio o cualquier operación empresarial o ganarse a un nuevo cliente o mantener al que ya está cuando la relación flaquea. Pero el Covid ha acabado con esa buena costumbre y ha puesto en jaque muchos viajes de empresa que se realizaban precisamente para salvar las distancias y tener esa cercanía y confianza. A partir de ahora los «business travel» entran en una nueva era: se realizarán solo los que resulten imprescindibles; poniendo al viajero en el centro, que tendrá que conocer todos los protocolos de seguridad durante el desplazamiento y en el destino, y exigirán un gran esfuerzo a las compañías para garantizar y velar por la salud y por esa seguridad de sus empleados, como establece el artículo 14.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

La caída de los viajes de empresa ha resultado brutal con la pandemia: un 95%, por las limitaciones y restricciones a la movilidad que se han producido en el interior de cada uno de los países y entre fronteras, en un mercado que en España movió aproximadamente 12.650 millones de euros en 2019 y que venía creciendo a un ritmo del 2-3% cada año desde 2014, según datos de Gebta, la patronal de las agencias que suponen el 80% de los viajes de negocios gestionados en España. Por asuntos de negocios viajaron el pasado año cuatro millones y medio de españoles y otros 5,4 millones de personas llegaron a nuestro país. La importancia de esta actividad es crucial a veces para las empresas como revela un estudio de la consultora Oxford Economics, ya que por cada euro que una compañía invierte en un viaje de negocios logra diez euros en exportaciones. Y no hay que olvidar que la internacionalización, salir fuera, resultó la tabla de salvación para muchas corporaciones, grandes y pequeñas, en la crisis de 2008.

Un sector optimista

En la que toca ahora, después de repatriar a todo su personal en el extranjero, «en la fase más álgida de la pandemia, viajaban solo las empresas de servicios esenciales (sanitarios, gas, electricidad...). Después las que no tenían otro remedio: para certificar una obra o para reparar maquinaria imprescindible en un proceso productivo», cuenta Marcel Forns, director general de Gebta. Ahora, en julio y agosto Gebta ha detectado un incremento de los «business travel» «en una época que no es lo habitual, pero se hacen los estrictamente necesarios», dice Forns. «La necesidad de volver a generar negocio hace que las empresas viajen a los países donde está claro viajar y donde los protocolos ofrecen garantías», afirma.

En el sector, la opinión mayoritaria es que ya ha pasado lo peor y miran hacia los meses venideros con optimismo, como revela última encuesta Global Business Travel Association (GBTA), publicada el uno de julio. El 49% de las empresas espera reanudar los viajes de negocio de ámbito local en los próximos tres meses; un 22% tiene pensado realizar todo tipo de viajes y un 44% permitirá sólo los esenciales. «Las corporaciones se están preparando para reactivar los viajes en septiembre. Pero están preocupadas por cómo van a viajar sus empleados no solo desde el punto de vista de la calidad sino de la seguridad», indica Óscar García, cofundador de Forum Business Travel.

De todas formas, todo es incertidumbre porque los rebrotes tampoco ayudan, añade Marian Muro, directora de Turismo de Barcelona y miembro del Consejo de la Asociación Española de Directivos (AED). «En el momento que ves focos te agobias —afirma— por si se contagian las personas que están viajando, por si tienen que guardar la cuarentena... Se hacen viajes nacionales, pero todo lo internacional se evita, salvo alguna excepción». En cualquier caso, Gebta prevé que hasta 2021 no se recuperará la actividad habitual.

Desde luego ya nada será igual. «Hay que redefinir los viajes de empresa», afirma Óscar García. Teniendo en cuenta que ha entrado un nuevo actor en esta actividad: la videoconferencia, que se puede realizar desde cualquier lugar y momento. «En España tenemos un gran mal: la reunionitis que genera muchos desplazamientos. Ese presencialismo se puede sustituir por videoconferencias. Por eso, hay que revisar los viajes para ver cuáles son imprescindibles y cuáles no», recomienda Jesús Charlán, profesor de ESIC y director de marketing de Dioxinet. «Nos tenemos que acostumbrar a hacer muchas transacciones y negocios por videoconferencia», sugiere Marian Muro. Sin embargo, eso no siempre sirve. «En efecto, ahorran tiempo y dinero, pero no pueden suplir determinados actos presenciales como la firma de un contrato o cuando te estás jugando un negocio, donde tienes que conocer a tu interlocutor», asevera Marcel Forns.

En este nuevo escenario los viajes corporativos supondrán muchos retos para las compañías. «Habrá que acceder en tiempo real a la información de destino. Conocer cuánto va a costar el viaje, porque los presupuestos destinados a este fin en las compañías ya no sirven. Tampoco la experiencia del viajero será la misma porque ahora hay que evitar el contacto personal. Además no se dejará libertad al viajero para realizar actividades paralelas. Hay empresas que se están planteando que su empleado no salga de la habitación del hotel, solo para trabajar. Habrá más tiempos perdidos en colas en aeropuertos, vuelos que se cancelarán porque no tienen la suficiente ocupación...», dice Óscar García.

Pero lo más importante es planificar el viaje, y apoyar al trabajador en todo el desplazamiento, como recomienda Javier Mollá, Regional Security Manager International SOS del Grupo Santalucía. «Se hace más necesario que nunca formar a los viajeros en cómo encarar diferentes situaciones, desde la nueva forma de viajar en avión, cómo utilizar un taxi, o qué consideraciones tener en cuenta al llegar a un hotel, hasta cómo debe reaccionar si sospecha que pueda haber sido infectado por el coronavirus, o cómo guardar la cuarentena en el destino si alguien cercano es diagnosticado como portador del virus». El experto aconseja cuidar el mínimo detalle, incluso «durante las 24 horas del día, los empleadores deben poder comunicar con sus empleados para informar situaciones sobrevenidas y, en caso de necesidad, poder facilitarles asistencia sobre el terreno. Incluso una vez finalizado el desplazamiento puede ser necesario algún tipo de apoyo médico o emocional para aquellos que se hayan encontrado en situaciones difíciles».

Poner orden en el caos

Uno de los principales obstáculos que tienen las empresas a la hora de viajar es conocer la situación y los requerimientos en los lugares de destino. «Hay información muy caótica y difícil de conseguir. Además, se sucede y cambia de forma constante, se produce desde un cambio normativo a un nuevo formulario que presentar o una nueva certificación adicional que entregar en un plazo determinado», explica Marcel Forns, director general de Gebta. Y todo puede cambiar según la nacionalidad del viajero y el motivo de su viaje. Esta patronal ha logrado recabar toda esa información que actualiza constatemente. Y en su página web ha habilitado el Canal Gebta con las vías de contacto para cursar cualquier tipo duda a alguna de sus agencias.

El espacio Schengen y 15 países más

En el espacio Schengen se puede viajar por trabajo con libertad. Y desde el 1 julio también se puede viajar por «motivos esenciales» a otros 15 países: Montenegro, Serbia, Georgia, Australia, Nueva Zelanda, Argelia, Marruecos, Túnez, Ruanda, Canadá,Uruguay, Japón, Corea del Sur, Tailandia y China.