En este contexto, Forum Business Travel ha organizado un webinar en colaboración con International SOS. Los panelistas del webinar fueron Javier Mollà, regional security manager Spain & Portugal en International SOS, y Eduardo Ranz, director corporativo de Compras Indirectas en Dentix, bajo la moderación de Natalia Ros y Óscar García, socios fundadores de Forum Business Travel. Estas son las principales conclusiones:

Principios básicos

• Identificar las funciones vitales de la organización y los individuos esenciales para el sostenimiento de esas tareas.
• Establecer compartimentos estancos para mantener zonas aisladas del potencial foco. Proteger a los responsables de cada función. Cada empresa en la medida de sus posibilidades porque la operativa de muchas de ellas no permite hacerlo.
• Elaborar planes alternativos con proveedores y clientes para no interrumpir la cadena producción y servicio, asegurando la logística imprescindible y el soporte informático.
• En el centro de trabajo, realizar controles de acceso de los empleados y las visitas. Cambiar protocolos, como el uso de las huellas digitales. Establecer nuevas normas para contratistas, mantenimiento, limpieza, seguridad y servicios externos de paquetería, catering, etc.

Protección del personal

• La transparencia y la comunicación interna sobre las medidas que se adoptan en cada caso son vitales para involucrar a la plantilla en los mismos objetivos.
• La formación online no pueden parar frente a la desinformación, la rumorología y las noticias falsas. También para que la plantilla tenga pautas para enfrentarse a una situación sin precedentes.
• Las empresas tienen la obligación de garantizar un espacio de trabajo seguro. Hay departamentos que se pueden ir enteros a casa. Es preferible evaluar individualmente a las personas, en la medida de lo posible, para reorganizar el trabajo en función de la atención que tengan que prestar a sus hijos, a sus mayores, etc. Llegará el momento de compensar los esfuerzos realizados por los que se encuentren en mejor situación familiar.
• El duty of care lleva aparejado el duty of loyalty por parte del empleado, es decir, seguir las indicaciones, los procedimientos y la política de su empresa.

Negocio en el extranjero

• Valorar distintos escenarios y planes de contingencia en cada destino, la necesidad de permanencia o su infraestructura médica.
• Revisar a fondo las coberturas de los seguros y sus exclusiones, sobre todo en las cláusulas de “fuerza mayor”.
• Estrechar las relaciones con los consulados.
• Evaluar las repercusiones de la evacuación, así como las herramientas disponibles: plan de repatriaciones, matriz de escalada, Simex, TSP….

Nueva normalidad

• Cuando las restricciones a la movilidad se empiecen a levantar, evaluar las condiciones de cada destino: requisitos y visados de entrada, restricciones de las autoridades locales a la movilidad interior, situación de conflictividad social o posibles controles sanitarios, así como el funcionamiento de los transportes, hoteles, restaurantes, bancos, suministros de comida, electricidad, conectividad, etc.
• Evaluación y revisión del plan de emergencia, con identificación de las cosas que funcionaron bien y mal, las circunstancias imprevistas aparecieron y las soluciones y alternativas que se decidieron.
• Apoyo emocional y asistencial a los empleados para mejorar de la reputación ética de la empresa.
• El futuro, al menos el más inmediato, va a estar marcado por la coopetición, es decir, la competición cooperativa, con nuevas soluciones para los desafíos que se presentan.
• Ningún plan estratégico contempla una vuelta rápida a la normalidad, sino lento proceso de recuperación. Hay que repensar y reinventar protocolos, ser optimistas y estar preparados para nuevos escenarios imprevistos.
• El rol de las agencias de viajes debe ser protagonista en la nueva etapa, con un refuerzo de su labor de consultoría, con crecimiento del modelo de management fee y una visión estratégica de triple win: empresa-agencia-proveedor. También requerirán de asesoramiento experto en materia de seguridad en viaje.
• Las crisis favorecen la aparición de startups, no solo tecnológicas, con soluciones alternativas.
• Los presupuestos de las empresas viajeras se van a gestionar de forma muy diferente con una profunda modificación de los paradigmas y recurso creciente a las herramientas de telepresencia.