Frente a esta realidad, lo cierto es que los proveedores de viajes de empresa se encuentran en el polo opuesto, sobre todo los grandes, como subraya Richard Wolf, consultor de la compañía BD Sky, uno de los ponentes de las jornadas de Forum Business Travel. “Compañías aéreas y hoteles han invertido mucho en ‘big data’ para obtener información en tiempo real de los clientes y están más coordinados internamente para optimizar sus recursos, sus servicios y su política tarifaria”.

Esta estrategia beneficia a los key account managers de los principales proveedores de viajes de empresa, que están en mejores condiciones que sus oponentes, los travel managers, para abordar con éxito las negociaciones.

¿Qué deberían tener en cuenta los gestores profesionales de viajes de negocios? Según los gestores participantes en las sesiones de FBT, es necesario buscar soluciones tecnológicas, internas o externas, para el procesamiento y análisis de datos, así como colaborar con otros departamentos, fijar objetivos comunes y compartir información.

Como defiende Richard Wolf, “las empresas tienen que implantar un modelo de negociación dinámico, no limitarse a lanzar RFPs (Request for Proposals, en inglés) periódicamente y de forma rutinaria”. El experto recomienda analizar el mercado, preferiblemente por industria o sector y por localización geográfica antes de emprender la contratación.

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ANALIZAR Y REPARAR ANOMALÍAS

La relación entre proveedores y clientes de empresa en la industria del Business Travel  debería ir un poco más allá. Según las conclusiones de los travel managers asistentes al Forum Business Travel, es necesario también analizar las anomalías y comparar las condiciones pactadas con el uso real en cuanto a tipos de tarifa, restricciones o costes de cancelación, así como definir nuevos KPIs para incorporar a la negociación.

Uno de los temas que están entrando con fuerza en la negociación de los viajes de empresa son los servicios añadidos o ancillaries. Relacionado con ellos, el nuevo protocolo de comunicación para las reservas impulsado por las compañías aéreas de IATA, conocido como NDC (New Distribution Capability) está revolucionando las reglas de distribución.

Según comentó en las sesiones Alfonso Rodríguez, director Comercial de Lufthansa para España, “a pesar de la resistencia al cambio, es una ventaja pasar de un sistema oligárquico y casi monopolístico en España, como ocurre con los GDS, a un lenguaje que puede emplear cualquiera”. Precisamente, el NDC facilita la reserva de servicios añadidos de forma cada vez más personalizada, así como el seguimiento y el control del gasto.