EMA revela los criterios para las decisiones de compra en el mundo de los eventos
La Asociación de Event Managers de España (EMA) acaba de publicar un estudio en el que analiza los criterios de los profesiones del sector a la hora de fijar su política de compras. El informe se ha llevado a cabo con la convocatoria de varios focus groups, así como un centenar de encuestas en colaboración con el Event Management Institute y Diners Club Spain.
Para los event managers corporativos el briefing es el eje vertebrador del evento y decidir qué proveedor organiza el evento es su reto principal, aunque sus elecciones estén condicionadas por las limitaciones de presupuesto, tienen que lidiar con los procedimientos que define el departamento de compras, las diferentes maneras de entender los objetivos del evento según los departamentos implicados en el evento, además de estar influenciados por las preferencias personales en las elecciones que realizan.
Para los event managers agencia el factor que articula todas las decisiones de compra es el diseño del evento, donde la creatividad tiene un rol principal y, en especial, cuando se presentan a concurso. Posteriormente tiene que seleccionar los proveedores de cada temática, lidiar con los cambios y los imprevistos que van surgiendo y batallar con la financiación del evento y con los condicionantes de pago que les impone el departamento de compras.
Existe una ligera
tendencia a externalizar la
contratación de los eventos. El 45,5% se organizan directamente a nivel
interno, mientras que el 54,5% son contratados una agencia de eventos.
La tendencia de los profesionales corporativos es informar a los diferentes proveedores de todo el evento (77,5%). Entre los de agencia existen los perfiles que informan de todo (53%) y los que informan solo de la parte donde interviene cada proveedor (47%).
La mitad de los event managers (49%) solo a veces cuantifican los objetivos en el briefing; mientras que casi un tercio (28%) cuantifican los objetivos la mayoría de las veces. Frente al 17,5% que siempre cuantifican los objetivos y un 5,5% que nunca realiza una cuantificación de los objetivos. Se trata de una de las grandes asignaturas pendientes.
Los criterios que influyen en la selección de proveedores pueden ser tanto racionales (requieren información para decidir) como emocionales (guiados por vivencias subjetivas).
Para los profesionales corporativos lo habitual es convocar 3 agencias (53%) a concurso, aunque
puede variar entre 2 y 5 agencias (81%). De los proveedores convocados, de 2 a
3 agencias son habituales mientras que 1 o ninguna es una agencia nueva.
Con proporciones prácticamente similares, afirman que tienen libertad para elegir a los proveedores (38%), pueden añadir nuevos proveedores a los homologados (34%) o solo pueden contratar los proveedores homologados por el departamento de compras (28%).
Los profesionales de agencia no acostumbran a convocar a concurso a sus proveedores (84,5%). La mitad suele pedir 3 presupuestos (50%), una cuarta parte piden 2 presupuestos (22%) o solo 1 presupuesto (3%), mientras que la otra cuarta parte pide 4 o más presupuestos para cada servicio que necesita contratar (25%).
DESTINOS Y VENUES
Los principales criterios aducidos para elegir destinos son: “Bien conectado / fácil de acceder” (96%); “afinidad con los objetivos del evento” (87%); “precio” (86%); “existencia de transportes alternativos al avión” (79%), “distancia máxima del destino del evento, excepto viajes de incentivos” (77%), “origen geográfico de los invitados” (77%); “la novedad, no se puede repetir” (72%).
En cuanto a los venues, el hotel es considerado un adecuado para las jornadas formativas (74%), la convención de ventas (56,5%) o los congresos (46%). En cambio, el hotel no es adecuado para eventos como la celebración de la Navidad (19%), el lanzamiento de productos (17%) y las ferias y exposiciones (9%).
El estudio también obtiene algunas conclusiones en torno al catering. Cuando el venue exige exclusividad en este servicio supone un freno para el 61% de los event managers. Porcentaje que desciende para los event managers corporativos (56,5%) y aumenta para los de agencia (72%). El 39% de los profesionales se adapta a las condiciones del venue, porcentaje que aumenta para los corporativos (43%) y disminuye en los de agencia (28%).
Por lo que respecta a las condiciones de pago los gestores de eventos corporativos suelen confiar la responsabilidad al departamento de Compras, de modo que delegan y se despreocupan, aunque no llegan a desvincularse del todo, porque son los interlocutores ante los proveedores. Los gestores de agencia tienen la percepción que las condiciones de pago son diferentes para los proveedores habituales, en comparación con los nuevos.
