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La digitalización de gastos ayuda a combatir el fraude en las empresas

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Expensya, la solución de gestión de gastos automatizada para empresas, celebró el pasado martes 23 de noviembre su I Foro en Madrid. Organizado junto con Forum Business Travel, este evento nació con el objetivo de intercambiar experiencias y ofrecer una visión completa sobre los desafíos más importantes que enfrentan las empresas hoy en día.

 

Con el inicio de la pandemia, se ha acelerado la importancia de la digitalización como elemento clave para las empresas que buscan mantenerse competitivas. Para hacer frente a la situación actual, es necesario contar con herramientas de fácil integración que agilicen los procesos internos de forma óptima y simple, con el objetivo de ganar tiempo y disminuir costes.

En este sentido Expensya ha presentado su Road Map para 2022, en el cual se han dejado ver las principales innovaciones en materia de inteligencia artificial, movilidad de empleados y accesibilidad.


TECNOLOGÍA OCR+ CONTRA EL FRAUDE EN LAS EMPRESAS

Según la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados de España (ACFE), las empresas españolas pierden aproximadamente 730.000 euros al año en gastos injustificados de sus propios empleados. Esto trae consigo desajustes en el control de los gastos internos y un ambiente de desconfianza en el ámbito laboral. 

“Nuestro OCR+ es propio, lo que nos permite trabajar sobre esta innovación sin pasar por terceros. Gracias a esta tecnología, cuando un usuario toma una fotografía de un tique o factura se puede recuperar hasta el 95% de la información del documento”, explicó María Teresa Rendo Botana, Regional Sales Lead - Iberica de Expensa.

“Esto permite, entre otras cosas, tener en cuenta la política de reembolso de la empresa (por ejemplo, en función de límites de gastos y horarios) para generar alertas y también dar aviso frente a un documento duplicado o manipulado. El objetivo final de Expensya es poder apoyar a cada persona involucrada en el proceso de la gestión de gastos”, añadió.  

Expensya integra en su plataforma varios de los actores más importantes del ecosistema de la gestión de gastos de empresa (ERP, Agencias de viaje, Bancos, Empresas fiscales, etc.) para ayudar a los departamentos financieros a tener una visión global de los desembolsos realizados por sus colaboradores. 

En esta dirección, y en el marco del evento, Sonia Álvarez y Tania Guillén, Directora Fiscal y Senior Business Developer Manager, respectivamente, de Ayming, presentaron la integración con Expensya y los principales pasos para optimizar la recuperación del IVA en los gastos de viaje y representación.

Por su parte, Álvaro Tejido, Senior Partnerships Manager Spain de Uber para Empresas, abordó las principales transformaciones en materia de gastos profesionales que trajo la modalidad de trabajo híbrida entre la oficina y el trabajo remoto.


Además, Cristian Sáinz de Marles, Chief Information Officer de la ONCE, expuso cómo su organización hace frente a la transformación digital y de qué manera Expensya trabaja para volver su herramienta cada vez más accesible.

Por último, Jorge Risueño, South West Europe CFO - Finance VP en Bureau Veritas, también compartió con los presentes la manera en la que la solución ayudó a su empresa a optimizar la gestión de gastos de sus colaboradores.  

Durante el evento Expensya adelantó que completa su homologación con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). A partir de ahora todos los involucrados en el proceso de gestión de pagos puedan identificar rápidamente si los justificantes subidos al sistema, tanto con una fotografía desde la aplicación como aquellos escaneados, cuentan con valor legal.

De esta manera, los usuarios tienen la posibilidad de comprobar cuándo los documentos digitalizados están en condiciones de reemplazar a los archivos físicos. “Un gran paso para avanzar hacia la digitalización, un desafío capital para las empresas que busquen mejorar su rendimiento en un contexto como el actual”, comentó María Teresa Rendo.