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«La crisis de la pandemia nos ha ayudado a poner el foco en el viajero»

«La crisis de la pandemia nos ha ayudado a poner el foco en el viajero»

La relajación de las restricciones abre nuevos retos a la gestión diaria de los gestores de viajes de empresa, que tienen que realizar seguimiento de más empleados desplazados en un contexto internacional marcado aún por una enorme incertidumbre. Judit Navalón, Business Travel Coordinator & Event Planner de Eurofragance, comparte sus experiencias. 


¿Cómo afronta su empresa la reanudación de los viajes?

Estamos realizando una reanudación por etapas, supeditados a las restricciones y a las medidas sanitarias. Desde el verano pasado hemos realizado viajes por Europa, hemos volado entre Barcelona y Dubái e, incluso, hemos realizado una repatriación desde Singapur. Estamos preparando para octubre la Beautyworld Middle East. La verdad es que estamos con muchas ganas de viajar, animado por los progresos que suponen el IATA Travel Pass y el certificado covid digital de la UE. Es bueno que las compañías aéreas se adhieran a estas iniciativas. Hay que agradecer la flexibilidad y adaptabilidad de los proveedores.

¿Cuál son los criterios que han establecido para optar entre viaje o videoconferencia?

Se trata de contemplar si el viaje es esencial o no. Hemos apostado mucho por la tecnología y estamos contentos con las posibilidades que ofrece. Hay que valorar en cada caso. 

¿Cómo ha cambiado la pandemia la forma de viajar?

La covid-19 ha representado un desafío sin precedentes. Nos hemos tenido que adaptar de una manera muy rápida. Nos ha ayudado a revisar todos los procedimientos y, como travel managers, a poner el foco en el viajero en cuanto a la salud, a la seguridad y a sus necesidades.  Los proveedores también nos han servido como una fuente de conocimiento y de asesoramiento. La flexibilidad de las tarifas, con sus nuevos criterios de cambio y cancelación,  ha ayudado mucho, con las políticas de cancelación.

Ahora el duty of care está más vigente que nunca…

Los viajeros son más exigentes. Como gestores, tenemos que anticiparnos a los riesgos y mantener una actitud proactiva. La evolución de riesgos hay que hacerla de una forma más analítica, teniendo en cuenta, no solo el destino, sino la duración del viaje, la disposición del propio empleado, o la necesidad de un seguro extra.

¿Cómo se plantea el seguimiento de los empleados?

Es importante hacer seguimiento del pre, durante y post viaje. Hay que tener fuentes fiables. Por ejemplo, Timatic, el servicio de IATA, funciona muy bien. La información con el empleado tienen que ser fluida y bidireccional. Es muy importante el feed back del viajero, porque aporta mucha información que se puede incluir en la política. También si es necesario poner en marcha protocolos de emergencia, involucrando no solo al travel manager, sino a la dirección general y al departamento de Recursos Humanos. El trabajo se complica, hay que formarse.

¿Qué modificaciones han sido necesarias en los procesos de autorización?

Antes, el travel manager no tenía tanta visibilidad y ahora está involucrado desde el primer momento. También el comité de dirección. Estamos todos informados de quién viaja, dónde viaja y cómo viaja. En estas circunstancias es importante que toda la compañía esté al tanto.

¿Y en cuando a la comunicación interna?

Hemos aprovechado una herramienta de comunicación que ya teníamos para crear un apartado que llamamos ‘World & Mobility News’. Cada día colgamos toda la información que llega. Los viajeros están al día, pero también aporta valor a los empleados, para que vean cómo está la movilidad en el mundo.  Aparte de ello, también tenemos una parte dedicada al covid, además de recomendaciones de webinars a los que puedan asistir. Por otro lado, tratamos de hacer el viaje lo más fácil posible, con informes personalizados sobre su desplazamiento, fechas, requisitos necesarios, enlaces a formularios, recomendaciones, direcciones para realizar PCR en destino, etc.