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Ocho puntos claves en el ciclo completo de la vida de un evento

Ocho puntos claves en el ciclo completo de la vida de un evento

Aunque es imposible sustituir los eventos presenciales y la interacción entre personas cara a cara, las reuniones y eventos virtuales e híbridos son una forma efectiva de llegar a una audiencia amplia y maximizar la inversión, además de implicar, informar e inspirar a los asistentes. American Express Meetings & Events ha creado una guía con las mejores prácticas resumidas en  ocho puntos clave.


Si bien este tipo de eventos no son realmente un concepto nuevo, las empresas han tenido que adaptarse rápidamente para ofrecer a su público una experiencia que simule en parte como la de una reunión o evento presencial a través de contenido en directo (streaming).

Según la guía de American Express Meetings & Events, «es importante pensar en el tipo de reunión o evento que se está planteando y si podría ser desarrollado en un entorno virtual o híbrido». 

La mayoría de las reuniones y eventos se pueden definir o adaptar, pero hay algunos eventos que realmente necesitan un mayor contacto y que no son adaptables a estos formatos; como, por ejemplo, los viajes de incentivo. 

Los eventos exclusivamente virtuales necesitan de una menor inversión de esfuerzo y tiempo, al haber menos interacción. Las reuniones híbridas requieren mayor coordinación y un soporte audiovisual, especialmente cuando intervienen diferentes espacios.

Aunque la tecnología es una parte esencial, no es la única. Es importante abordar cualquier evento virtual o híbrido de la misma manera que se haría con uno presencial. Toda la creatividad que un meeting planner aporta a las reuniones y eventos cara a cara, se puede reutilizar en un entorno virtual, aunque de diferente manera.

1. Diseñar, alcanzar y planificar la experiencia del evento alineándola con tus objetivos, políticas y procesos de cumplimiento.

2. Realizar una evaluación de la tecnología a adquirir para determinar las soluciones necesarias para lograr tus objetivos.

3. Crear una identidad y diseño para el evento en línea con la estrategia, que luego se puede replicar en todo el contenido de apoyo y comunicaciones.

4. Crear el registro de asistentes e invitaciones para controlar y maximizar la asistencia.

5. Preparar el contenido y al ponente o ponentes para evitar riesgos en la ejecución y desarrollo de la reunión y/o evento.

6. Gestionar la experiencia de los participantes para que el evento virtual / híbrido / multi-híbrido sea lo más provechoso, atractivo y personalizado posible.

7. Organizar la producción y el apoyo tecnológico virtual de cara a prevenir y gestionar incidencias audiovisuales para que el equipo pueda centrarse en los objetivos del evento.

8. Maximizar los resultados mediante el uso de datos para compartir el valor añadido de los eventos virtuales con las partes interesadas. Monitorizar los comentarios de los asistentes para mejorar continuamente el programa.


Descarga en este enlace la guía completa (solo disponible en inglés).