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Travel Expenses, nueva puesta a punto / Conclusiones del webinar

Travel Expenses, nueva puesta a punto / Conclusiones del webinar

Las herramientas de Travel Expenses se han convertido en un instrumento fundamental para controlar y gestionar todos los costes asociados a los viajes de negocios, de principio a fin. Además del ahorro de tiempo en procesos administrativos, aportan una información valiosa que será más importante aún con las nuevas partidas de gasto que vendrán tras la crisis sanitaria. Estas son las conclusiones del webinar celebrado por Forum Business Travel esta mañana.

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La sesión online ha contado con la participación de Joaquim Segura, cofundador y VP Sales en Captio; João Carvalho, Head Southern Europe en SAP Concur; y Maria Teresa Rendo, Senior International Sales Manager, en Expensya. Webinar moderado por Óscar García y Natalia Ros, socios fundadores de Forum Business Travel 


¿Cuáles son las razones por las que invertir en una solución de travel expenses?

Joaquim Segura / CAPTIO 

La crisis del coronavirus y el teletrabajo han puesto en evidencia las ineficiencias de muchos de los procesos en las empresas, entre ellos la recopilación y gestión de los gastos de viaje.

La organización y la necesidad mayor eficiencia en el trabajo requieren de una digitalización, una virtualidad de las soluciones en cualquier momento y lugar y una humanización de las gestiones más engorrosas.

Además del ahorro de tiempo y la facilidad de uso, los proyectos de implantación de tecnología también tienen que tener un retorno de la inversión. Esto se consigue, entre otras cosas, con la eliminación de papel, el control de los casos de fraude interno y, sobre todo, en la recuperación del IVA.


João Carvalho / SAP CONCUR

Las herramientas de travel expenses son importantes para aportar visibilidad analítica, para identificar tendencias de los gastos de viaje por categorías. Esta información permite anticiparse a las necesidades y plantear mejor las negociaciones con proveedores. 

Automatizar los procesos es esencial, porque muchos de ellos son repetitivos y el tiempo que se invierte en ellos se puede dedicar a funciones con más valor. 

Invertir en una solución de gastos de viajes es una forma de estar preparados para el cambio. Hay que pensar en lo que nos viene después de la crisis y adaptar las previsiones de gastos extras durante los desplazamientos.


Maria Teresa Rendo / EXPENSYA

Hace unos años las compañías eliminaron las comisiones de las agencias de viajes. Ahora, el concepto de gasto es más transparente. Para hablar de ahorro, hay que tener en cuenta todo el proceso, no solo la reserva de avión u hotel, sino todos los gastos añadidos que se van realizando. Travel & Expenses son dos variables que van siempre de la mano.

Con una herramienta de gestión de gastos se puede ganar hasta un 80% del tiempo, según algunos de los estudios que hemos realizado. Todo ese tiempo es de gran valor para emplearlo en tareas profesionales más productivas.


¿Qué porcentaje de ahorro se puede obtener y qué otras ventajas aportan una herramienta de este tipo frente a los procedimientos tradicionales?

Joaquim Segura / CAPTIO 

Entre la labor de los reportadores  y de los validadores, hemos llegado a registrar ahorros de tiempo entre el 70% y el 80%. Esta variable es especialmente importante en estos momentos de crisis, con plantillas mermadas y una gran necesidad de hacer más con menos, de ser más eficientes.

Solo en ahorro de papel, puede suponer entre 100 o 150 euros al año por empleado. 

Hay unos 700 u 800 euros por persona anuales en gastos de viaje que están fuera de la política. No significa que sean fraudulentos, pero sí es cierto que requieren de un control más exhaustivo.


¿Qué grado de integración pueden alcanzar los nuevos proveedores que han surgido en el mundo de los viajes?

João Carvalho / SAP CONCUR

Los nuevos proveedores del mundo de los viajes son nativos digitales. Se integran muy bien con las plataformas de gestión de gastos. Cuando es así, además de los datos contables se obtiene otro tipo de información que puede resultar relevante, como el origen y destino de los trayectos, los horarios, etc.

Estamos asistiendo una digitalización muy rápida. El proceso se va a acelerar aún más y el volumen de papel generado caerá drásticamente.


¿Cómo nos pueden ayudar estas herramientas en una fase analítica de definir nuevos proyectos?

Maria Teresa Rendo / EXPENSYA

La digitalización de los tiques, además del ahorro de tiempo que suponen, sirven para identificar buenas prácticas relacionadas con la política de viajes y con los criterios que se pueden adoptar frente a los gastos extras. 

Lo más importante es analizar el viaje desde el principio hasta el fin. Hay veces que coges un hotel más barato, pero que está lejos de tu cita. Posiblemente es más inteligente reservar uno un poco más caro, pero que evite unos gastos extras desplazamiento. Con la herramienta de control de gastos se puede tener un retrato multidimensional.


¿Cuáles son los criterios que hay que tener en cuenta para su implantación?

Joaquim Segura / CAPTIO 

El expertise de tratar con muchas empresas aporta un conocimiento que se va añadiendo a la solución de gestión de gastos. La herramienta se alimenta también de las mejores prácticas a la hora de adoptar nuevas funcionalidades.

El proceso de implantación es esencial para ajustar todas las necesidades de la empresa, realizar la pedagogía necesaria y establecer unos objetivos de adopción entre la plantilla.


¿Qué nuevos capítulos de gasto surgirán debido a la necesidad de garantizar la seguridad sanitaria de los desplazamientos? 

João Carvalho / SAP CONCUR

Es importante para una empresa tener claro cómo se producen los flujos de gastos, en qué casos y quién o quiénes los aprueban. También saber cómo se realizan los pagos. Existe un gran auge de los nuevos medios de pago que aportan información valiosa y que hay que conciliar con la herramienta de expenses.

Maria Teresa Rendo / EXPENSYA

Con la pandemia se han disparado los gastos para que la gente se pueda conectar y trabajar desde casa, desde los equipos de videoconferencia, hasta el mobiliario. También han surgido gastos nuevos, como los de farmacia. Por otra parte, han crecido un 15% los pagos contactless. 

Al viajar lo haremos con un gel y otros artículos de protección que cargaremos a los viajes de empresa. También hemos tenido gastos de taxis sanitarios de empresas que no querían que sus empleados utilizasen el transporte público.


¿Cómo convive una aplicación de gastos de viaje con la herramienta de autorreserva cuando ésta no incluye un módulo específico? 

João Carvalho / SAP CONCUR

En algunos casos no hay una integración real, sino un intercambio de información. Lo importante es ir de extremo a extremo al otro de todo el proceso de viaje de una forma digitalizada para obtener la máxima visibilidad y control.    

Joaquim Segura / CAPTIO 

El ecosistema de los viajes de negocios es complejo. Las herramientas de autorreserva son un elemento más en la cadena de gestión. Aunque son importantes, todavía tienen sus carencias, como ocurre con los itinerarios complejos, la contratación de servicios complementarios, etc. Por ello hay aplicaciones específicas que resuelven muy bien ciertas necesidades o que van mejor en ciertos países. La clave está en la facilidad de la solución de travel expenses para integrarse con ellas.

Una solución de gestión de gastos de viaje es el último eslabón del proceso. Tiene que conciliar bien con todo tipo de aplicaciones: taxi,  medios de pago, servicios que solo existen en determinados países... Necesitamos  ser muy flexibles para convivir con todos estos players. 

Maria Teresa Rendo / EXPENSYA

Lo más importante es la agilidad. Las herramientas tienen que ser muy fáciles de usar desde cualquier dispositivo, como ocurre con las aplicaciones para uso personal. 

Muchas empresas tienen necesidades particulares  y nosotros ofrecemos asistencia para la adaptación. 

Construimos como un pulpo con las patas necesarias. La integración con proveedores mediante APIs es fundamental.


¿Sobre qué categorías habrá que potenciar el control cuando los viajes retornen a la normalidad?

João Carvalho / SAP CONCUR

La nueva normalidad va a traer algunas sorpresas. Las categorías tradicionales se van a ver afectadas. No sabemos cómo se van a comportar los precios, qué nuevos players van a surgir, cuál será su política comercial.

Las empresas van a tener unos presupuestos de viajes muy ajustados en un mercado muy cambiante. Estas circunstancias exige un esfuerzo adicional de análisis de datos para controlar los gastos de viaje.

La mayor conciencia en torno a la sostenibilidad se ha acentuado con la crisis sanitaria. Muchos se cuestionan la necesidad o no de realizar determinados desplazamientos. ¿Qué variables justifican hacer un viaje? ¿Cuál es su impacto en la huella de carbono?

Maria Teresa Rendo / EXPENSYA

Este momento de parón es muy bueno para analizar los gastos y pensar en los que vendrán en el futuro. Cada empresa tiene sus categorías en las que tiene que trabajar para la normalidad. 

Joaquim Segura / CAPTIO 

La dietas tienden a desaparecer, salvo en determinados sectores. Muchas veces es el propio sistema de nóminas el que procesa las retenciones. Las herramientas de expenses suelen estar preparadas para facilitar esta tarea y masticar toda la información para alimentar el sistema de contabilidad. 


¿Cuáles son los costes de implementación?

Maria Teresa Rendo / EXPENSYA

Cada implementación es diferente. Hay que construir en función de las necesidades concretas de la empresa. De alguna forma, somos como unos costureros. Hacemos vestidos a medida.

La recuperación de IVA es un factor que ayuda a las empresas a abordar el coste de la herramienta. Solo con este concepto se puede llegar a amortizar. 

João Carvalho / SAP CONCUR

Lo que hacemos es un business case para determinar las necesidades de la empresa y proponer la solución más ajustada.