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Sourcing de reuniones y grupos, el nuevo servicio de HRS para las empresas

Sourcing de reuniones y grupos, el nuevo servicio de HRS para las empresas

El sourcing de reuniones y grupos es un servicio cada vez más demandado por las empresas. Consciente de esta necesidad, el proveedor de soluciones hoteleras HRS ha lanzado una línea de negocio para ayudar a sus clientes a realizar auditorías continuas de tarifas, así como búsquedas y reservas con precios corporativos negociados, además del pago integrado a través de sistemas virtuales.

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Un estudio de Global Business Travel Association (GBTA) y HRS publicado el pasado mes de julio señalaba que las reuniones para pequeños y medianos grupos, que constan de 50 o menos participantes y presentan en su mayoría requisitos de lugares similares, representan el 50-70% del calendario de reuniones anuales de una empresa. 

Según el mismo informe, un 70% de los planificadores de reuniones sencillas no siguen un proceso definido para obtener y reservar este tipo de encuentros y, sorprendentemente, el 77% utiliza los canales de los consumidores para buscar espacios, sin aprovechar las relaciones con los hoteles habituales y evitar riesgos potenciales. La falta de disciplina que muestran estos indicadores implica unos gastos excesivos para las compañías y se prevé que aumenten en 2019. 

La solución de HRS ofrece a las compañías la posibilidad de conseguir transparencia y control, al tiempo de aprovechar la contratación hotelera ya existente realizada por los especialistas en hoteles, lo que supone un ahorro en la reserva de salas de reuniones, estancias, comida y costes de bebidas, entre otros.

Con el lanzamiento de M&G Sourcing Service, los departamentos de reuniones pueden obtener ahorros directos, mejorar la planificación y ganar tiempo para actividades estratégicas. Además, tienen acceso a los datos de forma más transparente a nivel global y se benefician de una disminución de la responsabilidad a través de términos de contratos estándar y “preaprobados”.

Estas ventajas combinadas entre sí ayudan a la integración de estas soluciones en las empresas. Por ejemplo, con la automatización de la política de aprobación previa, los planificadores menos experimentados no tienen que esperar a que el equipo de adquisiciones examine el contrato antes de adjudicar la reunión a un establecimiento. Habitualmente, estos retrasos hacen que las empresas pierdan oportunidades a la hora de elegir fechas, lo que lleva más tiempo y complejidad a los planificadores.

Más allá de la contratación, HRS dispone de una plataforma de búsqueda y reserva automatizada y simplificada que se alinea con los objetivos corporativos de una empresa y prioriza el programa negociado. Con la tecnología de protección de tarifas, los planificadores tienen la garantía de que no pagarán más que sus precios acordados. 

Según Marco D’Ilario, vicepresidente de Soluciones de Sourcing de HRS, “con esta novedad, HRS ha creado la primera solución para la gestión de pequeños y medianos grupos de las empresas. Desde la adquisición hasta el pago, en todos los mercados del mundo, HRS ahora puede actuar como socio único de una empresa”.